De nombreuses entités du secteur public utilisent des feuilles de calcul, des logiciels de traitement de texte et des applications de messagerie électronique pour gérer la conformité en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée. Cette approche engendre souvent une charge de travail considérable, des flux de travail fragmentés et un risque accru de violer les délais de réponse prescrits.
Vayle FOI – Accès à l’information propose une plateforme unique qui permet aux institutions du secteur public d’enregistrer, de suivre et de traiter les demandes d’accès à l’information en toute simplicité. Vayle s’est associée à l’Association des municipalités de l’Ontario (AMO) afin d’aider les administrations locales de l’Ontario à rationaliser et à automatiser leurs programmes de conformité en matière d’accès à l’information. Vayle FOI est conforme aux lois locales sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée partout au Canada, notamment à l’ATI, à l’ATIP, à la MFIPPA, à la FIPPA, à la FOIPPA et plus encore.
Logiciel d’accès à l’information et de protection de la vie privée
Quoi de neuf
Envoyez des demandes de recherche aux services et laissez Vayle relancer les détenteurs de documents jusqu'à ce que les documents pertinents soient retournés.
Caviardage amélioréEffectuez des recherches dans les documents numérisés grâce à la ROC intégrée et caviardez les fichiers de courriels .eml et .msg avec tous les autres documents.
Interface moderniséeUne interface repensée et intuitive, plus rapide à maîtriser et plus facile à utiliser au quotidien.
Réception et suivi des demandes
Formulaire de demande d'accès en ligne
Recevez les demandes en ligne grâce à Vayle FormLink, un formulaire de réception entièrement intégré. Les demandeurs soumettent leurs renseignements et paient les frais de demande en une seule étape, et votre personnel est avisé instantanément afin qu'aucune demande ne reste sans suite.
En savoir plus sur Vayle FormLinkVérification de l'identité du demandeur
Vérifiez l'identité des demandeurs avec Vayle ID, grâce à la saisie, à la validation et à la documentation sécurisées des pièces d'identité. Chaque vérification est consignée, ce qui vous assure exactitude et piste de vérification complète pour les demandes visant des renseignements personnels.
En savoir plus sur Vayle IDGestion des dossiers d'accès à l'information
Créez et suivez chaque demande en un seul endroit, y compris les notes, les exceptions, les frais, les fichiers justificatifs, les lettres de réponse et la correspondance. Votre équipe connaît en tout temps l'état de chaque dossier.
Suivi des échéances et calendrier
Consultez toutes les échéances des demandes d'accès dans un calendrier intégré. Double-cliquez sur une demande pour ouvrir directement le dossier, ce qui facilite la planification de la charge de travail et évite de manquer les délais prévus par la loi.
Recherche de dossiers
Trouvez n'importe quel dossier dans l'ensemble de votre répertoire par numéro de dossier, nom de dossier ou autre identifiant unique. Retrouvez les demandes antérieures en quelques secondes lorsque vous traitez des demandes semblables ou répétées.
Flux de travail et conformité
Flux de travail de conformité
Faites progresser chaque demande à toutes les étapes du processus d'accès à l'information grâce à un flux de travail conforme à la législation et aux directives de votre administration en matière d'accès, afin qu'aucune étape ne soit omise et que chaque décision soit justifiable.
Demandes de recherche avec rappels automatisés
Envoyez des demandes de recherche aux services et aux détenteurs de documents directement depuis la plateforme. Vayle suit les réponses, relance automatiquement les destinataires jusqu'au retour des documents et permet au personnel de téléverser les documents pertinents directement dans le dossier.
Gestion des tâches
Attribuez des tâches, des classifications, des échéances et des commentaires à l'échelle du dossier. Les gestionnaires bénéficient d'une responsabilisation claire et le personnel sait exactement quelle est la prochaine étape.
Alertes par courriel et avis d'échéance
Recevez des alertes automatiques par courriel pour les échéances à venir, les livrables et les tâches attribuées, afin que votre équipe respecte chaque délai prévu par la loi.
Gestion des appels
Gérez l'ensemble du processus d'appel en un seul endroit, y compris la réception, la médiation, l'avis d'enquête, l'ordonnance définitive et le réexamen, chaque document étant lié à la demande initiale.
Caviardage et examen des documents
Caviardage intégré
Caviardez les documents sans quitter Vayle. Comprend l'étiquetage et le suivi des exceptions, la recherche par mot et par modèle, ainsi que les commentaires et annotations, afin que chaque caviardage soit documenté et uniforme.
ROC pour les documents numérisés
La reconnaissance optique de caractères (ROC) intégrée rend les documents numérisés et les images entièrement consultables, de sorte que la recherche par mot et par modèle repère les renseignements sensibles qui passeraient autrement inaperçus.
Conversion des courriels pour le caviardage (.eml et .msg)
Convertissez automatiquement les fichiers de courriels Outlook .msg et standard .eml en documents prêts à caviarder. Examinez et caviardez les courriels avec tous les autres documents pertinents, sans conversion manuelle.
Correspondance et lettres
Lettres de réponse automatisées
Générez des lettres à partir de votre bibliothèque de documents, y compris les accusés de réception, les lettres de décision, les demandes de recherche et les avis aux tiers, préremplies avec les détails de la demande pour gagner du temps et réduire les erreurs.
Éditeur de courriels WYSIWYG
Rédigez et mettez en forme les réponses aux demandeurs et les avis internes dans un éditeur de courriels visuel WYSIWYG (ce que vous voyez est ce que vous obtenez). Créez des messages clairs et professionnels sans code de mise en forme ni changement d'outil de messagerie.
Frais et paiements en ligne
Calcul des frais d'accès et paiement en ligne
Suivez les frais initiaux, les dépôts et les paiements finaux – tous reliés à l'horodateur, pour que vous n'ayez pas à penser à « arrêter » et à « redémarrer » le chronomètre. Vayle calcule les frais conformément à la législation et perçoit les paiements en ligne au moyen de Vayle FormLink et de plateformes de paiement intégrées comme Stripe, PayPal et Moneris.
Rapports et supervision du programme
Tableau de bord du programme d'accès
Obtenez une vue en temps réel de l'ensemble de votre programme d'accès à l'information, y compris les dossiers par catégorie, les statistiques d'une année à l'autre et les tâches en suspens, au niveau du gestionnaire ou de chaque employé.
Rapports annuels automatisés
Produisez des rapports présentant les indicateurs clés et publiez, en seulement deux étapes, les rapports statistiques annuels destinés aux commissaires à la protection de la vie privée et aux autres organismes de réglementation, dans le format exigé.
Journal d'activité et piste de vérification
Suivez chaque action au niveau de l'utilisateur. Les administrateurs peuvent reconstituer l'historique des dossiers et appuyer les vérifications internes ou externes grâce à un registre complet et fiable.
Sécurité et contrôle d'accès
Audit SOC 2 Type II
Vayle fait l'objet d'un audit indépendant SOC 2 Type II, témoignant d'un engagement continu envers la sécurité, la confidentialité, la disponibilité et les contrôles opérationnels pour les renseignements sensibles du secteur public.
Contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC)
Contrôlez les accès de façon précise afin que plusieurs utilisateurs puissent travailler dans la plateforme tout en protégeant l'intégrité et la confidentialité des dossiers.
Plateforme moderne et conviviale
Interface modernisée
Une interface repensée et intuitive rend Vayle plus rapide à maîtriser et plus facile à utiliser au quotidien, aidant les nouveaux employés à devenir rapidement opérationnels et les coordonnateurs d'expérience à travailler plus efficacement.
Planifiez une démo dès aujourd'hui!
Souhaitez-vous voir Vayle FOI – Accès à l’information en action? L’un de nos conseillers vous fera découvrir la plateforme en seulement 15 minutes.