De nombreuses entités du secteur public utilisent des feuilles de calcul, des logiciels de traitement de texte et des applications de messagerie électronique pour gérer la conformité en matière d’accès à l’information et de protection de la vie privée. Cette approche engendre souvent une charge de travail considérable, des flux de travail fragmentés et un risque accru de violer les délais de réponse prescrits.
Vayle FOI – Accès à l’information propose une plateforme unique qui permet aux institutions du secteur public d’enregistrer, de suivre et de traiter les demandes d’accès à l’information en toute simplicité. Vayle s’est associée à l’Association des municipalités de l’Ontario (AMO) afin d’aider les administrations locales de l’Ontario à rationaliser et à automatiser leurs programmes de conformité en matière d’accès à l’information.
Logiciel d’accès à l’information et de protection de la vie privée
Tableau de bord du programme
Accédez à une vue d'ensemble de l'ensemble de votre programme d'accès à l'information, y compris les dossiers par catégorie, les statistiques d'une année sur l'autre et les tâches en suspens, tant au plan des gestionnaires qu'au plan individuel.
Gestion des tâches
Saisissez les tâches, les classifications, les dates d'échéance et les commentaires au relatifs au dossier afin de garantir que votre programme d'accès à l'information reste sur la bonne voie.
Formulaire en ligne
Rationalisez la gestion des demandes d'accès à l'information grâce au formulaire en ligne intégré de Vayle, permettant une saisie efficace des demandes, le traitement des frais et des notifications en temps réel pour le personnel.
Alertes par courriel
Maîtrisez vos échéances sans effort grâce à notre fonctionnalité d'alertes par courriel, qui vous garantit des notifications ponctuelles pour tous vos livrables et tâches.
Flux de travail de conformité
Suivez chaque étape du processus de conformité, en veillant à ce que toutes les exigences soient couvertes, tel que mandaté par la législation et les directives afférentes.
Automatisation des rapports
Créez des rapports complets mettant en lumière les indicateurs clés et les informations stratégiques. Publiez sans effort vos rapports annuels destinés au Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée et aux organismes de réglementation, dans les formats requis, en seulement deux étapes simples.
Gestion des fichiers
Créez et suivez efficacement la progression de chaque demande, y compris les notes associées, les exemptions documentées, les frais, les pièces justificatives, et les lettres de réponse, ainsi que d’ autres informations pertinentes.
Caviardage intégré
Caviardez des informations en toute fluidité grâce à notre outil de caviardage intégré, doté de fonctionnalités telles que le marquage et le suivi des exemptions, la recherche par mots et motifs, les commentaires, les annotations, et bien plus encore.
Lettres automatisées
Publiez dans la bibliothèque de documents les lettres de réponse automatisées, y compris les accusés de réception, les lettres de décision, les notes de recherche et les notifications aux tiers.
Calcul des frais et paiement
Vayle FOI - Accès à l’information assure le suivi des frais initiaux, des acomptes, des paiements finaux, du temps passé et des coûts fixes, et automatise le recouvrement des frais par des plateformes de paiement intégrées, afin de garantir une gestion précise des frais liés aux demandes d'accès à l'information.
Recherche de fichiers
Recherchez et accédez facilement à vos fichiers dans l'ensemble de votre référentiel, en fonction du numéro de fichier, du nom de fichier et d'autres identifiants uniques.
Journal d'activité
Suivez les activités de l'utilisateur, et permettez aux administrateurs de reconstituer l'historique des fichiers et de faciliter les audits internes ou externes.
Suivi des échéances
Suivez les dates d'échéance de vos demandes d'accès à l'information grâce à notre fonctionnalité de calendrier intégrée. Il vous suffit de double-cliquer sur une demande dans le calendrier pour accéder instantanément aux dossiers.
Droits d'accès des utilisateurs
Gérez les droits d'accès de manière granulaire, permettant à plusieurs utilisateurs d'accéder à la plateforme sans compromettre l'intégrité ou la confidentialité des fichiers.
Gestion des recours
Documenter et gérer tous les aspects du processus d'appel, y compris les étapes de réception, de médiation, d'avis d'enquête, de décision finale et de réexamen.
Mesures de sécurité
Tirez parti de nos fonctionnalités de sécurité, telles que l’authentification à deux facteurs et d’autres mesures de protection intégrées, afin de protéger vos données.
Vérification d'identité
Vérifier l'identité de l'utilisateur grâce à une capture, une validation et une documentation sécurisées des pièces d'identité, en garantissant l'exactitude et en maintenant une piste d'audit complète tout au long du processus.
Bientôt offert : requêtes de recherche
Acheminez les demandes de recherche interne aux départements via la plateforme, accompagnées de rappels automatisés par courriel, afin de faciliter le téléversement des documents pertinents et d’optimiser le flux de travail.
Planifiez une démo dès aujourd'hui!
Souhaitez-vous voir Vayle FOI – Accès à l’information en action? L’un de nos conseillers vous fera découvrir la plateforme en seulement 15 minutes.